PEP-Definition in der EU: Was bedeutet das für Sie

Eine politisch exponierte Person (PEP) ist jemand, der ein hohes öffentliches Amt ausübt oder ausgeübt hat. Unternehmen, die unter das Geldwäschegesetz (GwG) fallen, müssen bei Geschäftsbeziehungen mit PEPs, deren Familienmitgliedern oder bekanntermaßen nahestehenden Personen zwingend verstärkte Sorgfaltspflichten anwenden. Die EU stellt eine Liste der relevanten Ämter bereit, um die Identifizierung zu erleichtern.

Die Prüfung von Geschäftspartnern gehört für viele Unternehmen zum Alltag. Neben Sanktionslisten rückt dabei immer stärker der Status als „politisch exponierte Person“ – kurz PEP – in den Fokus. Die EU-Geldwäscherichtlinien, umgesetzt im deutschen Geldwäschegesetz, formulieren hier klare Erwartungen. Doch was bedeutet das konkret für Industrie und Handel? Die Antwort ist kein pauschales Verbot, sondern die Pflicht zu einem risikobasierten und gut dokumentierten Vorgehen.

Was ist eine politisch exponierte Person (PEP)?

Das deutsche Geldwäschegesetz (GwG) liefert eine klare Definition für politisch exponierte Personen (PEP) in § 1 Abs. 12 ^[1]. Eine PEP ist demnach jede Person, die ein hochrangiges öffentliches Amt auf internationaler, europäischer oder nationaler Ebene ausübt oder ausgeübt hat (zur schnellen Überprüfung nutzen Compliance-Verantwortliche etwa Am I Compliant). Darunter fallen auch Ämter auf regionaler Ebene, wenn sie eine vergleichbare politische Bedeutung haben.

Die Logik dahinter ist risikobasiert: Personen in solchen Positionen sind aufgrund ihres Einflusses potenziell anfälliger für Bestechung oder die Veruntreuung öffentlicher Gelder. Zu den typischen PEPs zählen:

• Staats- und Regierungschefs, Minister und Parlamentarier
• Richter an obersten Gerichtshöfen
• Mitglieder von Rechnungshöfen und Zentralbankräten
• Botschafter und hochrangige Offiziere der Streitkräfte
• Leitungsmitglieder staatseigener Unternehmen

Um die Identifizierung zu vereinheitlichen, hat die Europäische Kommission im Februar 2024 eine konsolidierte Liste der wichtigen öffentlichen Ämter auf EU- und nationaler Ebene veröffentlicht ^[2]. Diese Liste dient als zentrale Referenz für alle verpflichteten Unternehmen in der EU.

Verstärkte Sorgfaltspflichten: Was müssen Unternehmen tun?

Die Einstufung eines Geschäftspartners oder dessen wirtschaftlich Berechtigten als PEP ist keine Nebensächlichkeit. Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) stellt klar: „Ist das der Fall, begründet dies regelmäßig ein hohes Risiko. Verpflichtete müssen daher verstärkte Sorgfaltspflichten anwenden“ ^[2].

Diese Pflichten gehen über die übliche Identitätsprüfung („Know Your Customer“) hinaus. Die Einstufung eines Geschäftspartners als PEP löst verstärkte Sorgfaltspflichten aus. Dazu gehören typischerweise:

1. Zustimmung der Geschäftsleitung: Die Aufnahme oder Fortführung der Geschäftsbeziehung muss von einem Mitglied der Führungsebene genehmigt werden.
2. Herkunft der Mittel: Es müssen angemessene Maßnahmen ergriffen werden, um die Herkunft der Vermögenswerte und der im Rahmen der Geschäftsbeziehung eingesetzten Gelder zu bestimmen.
3. Laufende Überwachung: Die Geschäftsbeziehung muss einer fortlaufend verstärkten Überwachung unterzogen werden.

In der Praxis: Die automatisierte Identifizierung von Risikoträgern gegen aktuelle PEP- und Kriminalitätslisten sorgt für die notwendige Rechtssicherheit in der täglichen Compliance-Arbeit.

Der Status als PEP erlischt nicht sofort mit dem Ausscheiden aus dem Amt. Das Geldwäschegesetz schreibt vor, dass die verstärkten Sorgfaltspflichten noch für mindestens zwölf Monate nach dem Ausscheiden aus dem Amt gelten. Danach ist eine risikobasierte Einschätzung erforderlich, ob von der Person weiterhin ein PEP-spezifisches Risiko ausgeht.

Ein reines Präventionsinstrument – kein Generalverdacht

Ein häufiges Missverständnis ist, dass eine Geschäftsbeziehung mit einer PEP per se problematisch oder gar verboten sei. Das ist falsch. Die EU-Gesetzgebung selbst betont den präventiven Charakter der Regelungen. In der Richtlinie (EU) 2015/849 wird klargestellt, dass die Anforderungen „rein präventiver Art sind und solche Personen nicht dahingehend stigmatisiert werden sollen, als seien sie per se an strafbaren Handlungen beteiligt“ ^[3].

Es geht also nicht darum, den Geschäftsverkehr mit Amtsträgern zu unterbinden. Vielmehr soll durch erhöhte Transparenz und Kontrolle sichergestellt werden, dass die Geschäftsbeziehung nicht für illegitime Zwecke wie Geldwäsche oder Korruption missbraucht wird. Ein positives PEP-Screening führt zu mehr Prüfaufwand, aber nicht zwangsläufig zum Abbruch des Kontakts.

Praktische Umsetzung: PEP-Prüfung im Unternehmensalltag

Für Unternehmen aus Industrie und Handel stellt sich die Frage, wie diese Anforderungen effizient umgesetzt werden können. Ein manueller Abgleich ist angesichts der Fülle an potenziellen PEPs und deren Familienmitgliedern kaum zu bewältigen.

Ein robuster Compliance-Prozess umfasst mehrere Stufen:

• Risikoanalyse: Zunächst muss das Unternehmen seine eigenen Risiken bewerten. In welchen Ländern und Branchen ist es tätig? Wie wahrscheinlich ist der Kontakt mit PEPs?
• Implementierung von Prüfprozessen: Die PEP-Prüfung sollte ein fester Bestandteil des Onboarding-Prozesses für neue Kunden, Lieferanten und Partner sein.
• Einsatz von Technologie: Spezialisierte Werkzeuge ermöglichen eine automatisierte und kombinierte Sanktions-, PEP- und Handelsrisiko-Prüfung. Solche Systeme gleichen Geschäftspartnerdaten in kurzer Zeit gegen hunderte von Listen ab und erstellen eine nachvollziehbare Dokumentation für interne und externe Prüfungen. Solche Prüfungen sind besonders für den Mittelstand geeignet.

Gerade im Kontext komplexer Sanktionsregime, etwa der weitreichenden russland sanktionen, wird eine integrierte Prüfung immer wichtiger. Hochrangige Personen, die an der Umgehung von Sanktionen beteiligt sind – zum Beispiel durch den Einsatz der schattenflotte – können gleichzeitig als PEPs gelten. Ein isolierter Blick auf nur eine Liste greift hier zu kurz. Solche Systeme liefern beispielsweise in rund 30 Sekunden ein auditfestes PDF, das auch verbundene Firmen gemäß der 50-Prozent-Regel berücksichtigt und die Ergebnisse rechtssicher dokumentiert.

Letztlich ist die PEP-Prüfung ein zentraler Baustein eines wirksamen Compliance-Managements. Sie schützt nicht nur das eigene Unternehmen vor empfindlichen Strafen und Reputationsschäden, sondern ist auch ein wichtiger Beitrag zur Integrität des europäischen Wirtschaftsraums.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wer gilt als politisch exponierte Person (PEP)? Als PEP gilt, wer ein wichtiges öffentliches Amt auf nationaler, EU- oder internationaler Ebene innehat oder innehatte. Dazu gehören auch nahe Familienangehörige (Ehepartner, Kinder, Eltern) und bekanntermaßen nahestehende Personen.

Ist es verboten, mit einer PEP Geschäfte zu machen? Nein. Geschäftsbeziehungen sind grundsätzlich erlaubt. Die Identifizierung einer PEP löst jedoch die Pflicht zur Anwendung verstärkter Sorgfaltspflichten aus, wie zum Beispiel die Einholung einer Genehmigung der Geschäftsleitung und die Prüfung der Herkunft der Mittel.

Wie lange bleibt jemand eine PEP nach dem Ausscheiden aus dem Amt? Nach dem Geldwäschegesetz (§ 10 Abs. 3 Nr. 1 GwG) müssen Unternehmen die Risiken, die mit einer PEP verbunden sind, noch mindestens 12 Monate nach deren Ausscheiden aus dem Amt berücksichtigen. Danach ist im Einzelfall zu prüfen, ob weiterhin ein erhöhtes Risiko besteht.

Welche Listen muss ich für die PEP-Prüfung heranziehen? Es gibt keine einzelne, globale PEP-Liste. Die EU veröffentlicht eine Liste der relevanten Ämter als Hilfestellung. In der Praxis greifen Unternehmen auf Datenprovider und spezialisierte Software zurück, die Informationen aus zahlreichen öffentlichen Quellen zusammentragen und abgleichen.